Comment fonctionne Give a Day pour le bénévole?

Voici comment utiliser Give a Day étape par étape. Toutes vos missions de bénévolat pour toutes les associations dans lesquelles vous êtes engagé sont centralisées au même endroit. Cela inclut votre inscription en tant que candidat, la planification, la gestion de la paperasse et le suivi de vos remboursements de frais. Toujours en ordre, toujours sûr, et avec un impact renforcé.

Si votre adresse, votre e-mail ou votre numéro de téléphone change, mettez-les à jour dans votre profil et toutes les associations avec lesquelles vous collaborez seront automatiquement tenus informés de vos nouvelles coordonnées.

10 étapes pour découvrir la plateforme:

Attention! Lorsque vous vous inscrivez, votre profil est automatiquement public et peut être trouvé par les associations. Elles ne peuvent pas voir vos données personnelles, mais elles peuvent vous retrouver dans la base de données des candidats et vous contacter. Consultez l'étape 10 pour savoir comment mettre votre profil en privé afin que seules les associations où vous êtes actif puissent vous contacter.

Attention! Une association a toujours le droit de gérer vos données dans un CRM comme Give a Day. Si vous êtes ajouté par une association, votre profil est par défaut privé. Personne d'autre ne pourra vous contacter, sauf vos propres associations. Si vous souhaitez chercher d'autres opportunités de bénévolat et permettre à de nouvelles associations de vous contacter, mettez votre profil en mode public. Consultez l'étape 10.

Attention! Vous n'avez pas reçu l'e-mail pour réinitialiser votre mot de passe? Vérifiez dans votre spam. Si vous souhaitez éviter que ces e-mails se retrouvent dans votre spam à l'avenir, marquez l'e-mail comme « Non Spam ». Ainsi, les futurs e-mails apparaîtront directement dans votre boîte de réception.

Pour votre information: Seules les associations avec lesquelles vous êtes actif en tant que bénévole peuvent voir vos informations personnelles et vous aider à les modifier. Lorsque vous postulez à une offre de bénévolat active, l'association peut voir vos coordonnées pour pouvoir vous contacter.

Pour votre information: Si l'associaton met du temps à répondre, passez à l'étape 3b. Dans le profil de l'association, vous trouverez un numéro de téléphone pour les appeler. Vous pouvez également les contacter par message directement via la page de leur profil.

Pour votre information. Vous pouvez toujours gérer vos inscriptions ou vous désinscrire via l'étape 6.

Important! Assurez-vous que toute votre administration est en ordre. Cela signifie que chaque bloc de tâches doit afficher un 0 et qu'il ne doit plus y avoir de tâches en attente.

Pour votre information: Toutes les associations où vous êtes actif en tant que bénévole ne figurent pas dans le tableau? Contactez votre association et demandez-lui de vous ajouter à sa liste de bénévoles sur Give a Day. Si elle n'a pas encore de profil, elle peut en créer un via ce lien : https://www.giveaday.be/fr-be/s-inscrire/association

Se désinscrire? Si vous n'êtes plus disponible pour une tâche ou une formation à laquelle vous êtes inscrit, vous pouvez vous désinscrire de deux manières : 1) Allez dans l'onglet "Inscriptions", sélectionnez la tâche, puis cliquez sur "Se désinscrire". 2) Vous pouvez également vous désinscrire via l'onglet "Liste" en sélectionnant le bouton "non".

L'association sera automatiquement informée, afin qu'elle puisse trouver un remplaçant si nécessaire. Si votre association utilise le module de planification pour générer des notes de frais, pensez à vérifier que les jours inscrits correspondent bien à ceux que vous avez effectivement travaillés en tant que bénévole. C’est toujours bon de faire un petit contrôle pour éviter des erreurs!

Qu'est-ce qu'une indemnité forfaitaire?

Avec une indemnité forfaitaire, vous pouvez rembourser les frais des bénévoles sans nécessiter de justificatifs. Les montants maximaux annuels et journaliers ne doivent pas être dépassés. Cela peut être combiné avec le remboursement des frais de transport, comme une indemnité kilométrique, limitée à 2000 km par an, sauf si vous êtes un bénévole transport.

Qu'est-ce qu'une indemnité réelle?

Avec une indemnité réelle, vous pouvez rembourser aux bénévoles les frais réellement engagés. Des justificatifs sont nécessaires, comme des tickets de caisse et des informations détaillées sur les déplacements.

Attention: Ne combinez pas indemnité réelle et forfaitaire en tant que bénévole.

Vous ne pouvez pas soumettre des reçus pour une indemnité réelle dans une association et être indemnisé forfaitairement dans une autre. Pour une même année fiscale, vous devez choisir un seul système. Cela n'inclut pas, par exemple, les achats pour votre association que vous avancez. Dans ce cas, achetez toujours sur facture au nom de votre association. Cela peut être enregistré dans la comptabilité et ne doit pas passer par une note de frais !

Obligation d'information

Depuis la Loi sur le Bénévolat de 2005, chaque asbl (facultatif pour les associations informelles) est tenue de vous fournir certaines informations au début de votre activité de bénévole. Cela peut se faire oralement, mais l'organisation doit pouvoir prouver qu'elle vous a bien donné cette information. C'est pourquoi les organisations choisissent souvent de vous fournir une note d'information ou un contrat de bénévolat, qui doit être signé.

L'obligation d'assurance

Chaque association est tenue d'assurer ses bénévoles (cette obligation est facultative pour les associations informelles). La couverture minimale est l'assurance responsabilité civile pour les bénévoles, mais cela peut être complété par une assurance accidents corporels, une couverture juridique, une assurance pour les équipements, une assurance automobile, etc.

Déclaration de confidentialité

Depuis 2018, le règlement GDPR (Règlement général sur la protection des données) est en vigueur. L'organisation est donc obligée de vous faire signer une déclaration de confidentialité, car elle traite vos données personnelles, que ce soit sur papier ou numériquement.

Que contient la note d'information ou le contrat de bénévolat?

Souvent, l'obligation d'information et la déclaration de confidentialité sont regroupées dans un seul document que vous signez. Grâce à la plateforme Give a Day, les asbl peuvent facilement générer ce contrat de bénévolat en utilisant un modèle de formulaire automatique. Les informations suivantes sont généralement incluses dans un tel modèle :

• Coordonnées du bénévole
• Coordonnées de l'organisation
• Objectif de l'organisation
• Structure (ASBL, administration locale, etc.)
• Obligation de discrétion et, le cas échéant, obligation de confidentialité
• Système de remboursement des frais ou non (choix de l'organisation)
• Assurances souscrites pour le bénévole
• Approbation et lien vers la déclaration de confidentialité (en ligne, par exemple)

Vous pouvez signer le contrat par SMS ou de manière classique (téléchargement, impression, signature manuelle et téléchargement de nouveau).

Décret flamand sur le bénévolat

Les associations reconnues ou subventionnées structurellement par le Département flamand du Bien-être, de la Santé publique et de la Santé ont des obligations supplémentaires, notamment une couverture d'assurance plus étendue, une obligation de signature mutuelle et des éléments supplémentaires à inclure dans le contrat de bénévolat. Plus d'informations sur le Décret flamand sur le bénévolat.

Attention: Sont affichés uniquement les relevés d'heures de l'année en cours. Vous pouvez cependant récupérer des relevés plus anciens en ajustant la plage de dates via l'icône du calendrier en haut du tableau.