Hoe Give a Day werkt voor de vrijwilliger

Hier vind je stap voor stap hoe je met Give a Day aan de slag gaat. Al je vrijwilligerswerk voor al je organisaties zit op 1 plaats. Van je aanmelden als kandidaat, de planning tot beheer van je onkostenvergoedingen en documenten. Altijd in orde, altijd zeker, méér impact. Verandert je adres, e-mail of telefoonnummer? Pas het aan in je profiel en al je organisaties ontvangen de nieuwe informatie automatisch.

Via volgende 10 stappen leer je het platform beter kennen.

Let op! Als je je registreert, staat je profiel automatisch op publiek en is deze vindbaar voor organisaties. Ze kunnen je persoonsgegevens niet zien, maar ze kunnen je wel terug vinden in de kandidatendatabank en contact met je opnemen. Check stap 10 hoe je je profiel op privé zet zodat enkel je eigen organisaties je kunnen contacteren.

Let op! Een vrijwilligersorganisatie heeft altijd het recht om je gegevens te beheren in een CRM zoals Give a Day. Als je door een organisatie opgeladen wordt, staat je profiel standaard op privé. Niemand anders kan je contacteren buiten je eigen organisaties. Wil je toch op zoek gaan naar extra vrijwilligerswerk en mogen nieuwe organisaties je contacteren? Zet je profiel op publiek. Zie stap 10.

Tip: Heb je geen e-mail ontvangen om je wachtwoord opnieuw aan te vragen? Kijk dan zeker ook eens in je spam-folder. Wil je in de toekomst vermijden dat deze e-mails in jouw spam terecht komen? Markeer de e-mail dan als 'Geen Spam'. Op die manier zullen toekomstige mails gewoon in jouw inbox verschijnen.

Ter info: Enkel organisaties waar je actief bent als vrijwilliger, zien je persoonlijke informatie en kunnen je ook helpen deze aan te passen. Wanneer je reageert op een actieve vacature, krijgt de organisatie je contactgegevens te zien zodat ze met je contact kunnen opnemen.

Ter info: Verzekeringstechnisch bestaat er een verschil tussen Vrijwilligerswerk bij een organisatie (A) en Hulp aan een individu (B).

A) Vrijwilligerswerk bij een organisatie: Als je vrijwilliger bent bij een vrijwilligersorganisatie* en een fout beging die schade berokkende aan een derde, zal niet jijzelf, maar de organisatie burgerlijk aansprakelijk gesteld worden voor deze fout, tenzij er sprake is van bedrog, opzet, een zware foute of een veel voorkomende lichte fout in jouw hoofde. Dit komt doordat de Wet op het Vrijwilligerswerk vrijwilligersorganisaties een verzekeringsplicht oplegt. Hierdoor moeten organisaties minimaal en verplicht een verzekeringscontract afsluiten tot dekking van de burgerlijke aansprakelijkheid van de organisatie. De verzekeringsplicht binnen het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk is nog uitgebreider.

Onder vrijwilligersorganisatie* bedoelen we hier:

• een publieke of private rechtspersoon
• een feitelijke vereniging met personeel
• een feitelijke vereniging zonder personeel, die verbonden is aan een rechtspersoon of een feitelijke vereniging met personeel.

B) Hulp aan een individu: Mensen die elkaar helpen op individuele basis, zijn in principe geen vrijwilligers onder de toepassing van de Wet op het Vrijwilligerswerk , omdat deze hulp gebeurt in individueel verband. De wet stelt namelijk dat vrijwilligerswerk wordt ingericht door een organisatie anders dan het privé-verband. Dit heeft tot gevolg dat de verzekeringsplicht die de Vrijwilligerswet oplegt aan organisaties hier niet van toepassing is. Individuen zullen zelf burgerlijk aansprakelijk gesteld worden bij schade berokkend aan derden.

Het kan echter wel zijn dat hulpvragen aan individuen worden ingericht door organisaties of lokale besturen. In dat geval is het raadzaam dat de organisatie of het bestuur in kwestie overweegt om de helpers te benaderen als vrijwilligers, zodat de Vrijwilligerswet op hen van toepassing wordt. Het is echter vooral belangrijk dat de helpers steeds goed over geïnformeerd worden, zodat ze niet voor verrassingen komen te staan!

Ter informatie. Je kan steeds al je inschrijvingen beheren of je uitschrijven via Stap 6.

Belangrijk! Zorg ervoor dat al je administratie in orde is. Dit wil zeggen dat er in elk blokje met taken er een 0 staat en er geen taken meer zijn.

Ter informatie. Staan niet alle organisaties in de tabel waar je actief bent als vrijwilliger? Contacteer je organisatie en vraag hen om je op te laden in hun Give a Day vrijwilligerslijst. Hebben ze nog geen profiel? Die kunnen ze aanmaken via deze link .

Terug uitschrijven? Ben je toch niet meer beschikbaar voor een taak of vorming waar je voor ingeschreven bent? Schrijf je dan uit. Dit kan op twee manieren. Ofwel ga je naar het tabblad "Inschrijvingen", waar je de taak selecteert en vervolgens op "Uitschrijven" klikt. Je kan je ook uitschrijven via het tabblad "Lijst" door de 'nee'-knop te selecteren. De organisatie wordt automatisch op de hoogte gehouden, zodat deze vervanging kan zoeken. Gebruikt je organisatie de planningsmodule om kostennota's te genereren? Check dan zeker ook even of je ingeplande dagen overeenkomen met de dagen waarop je effectief aan de slag was als vrijwilliger.

Wat is de forfaitaire vergoeding?

Met een gewone forfaitaire kostenvergoeding kan je kosten van vrijwilligers vergoeden zonder bijbehorende bewijsstukken. De maximale bedragen per jaar en per dag mag je niet overschrijden. Dit mag je combineren met terugbetaling vervoersonkosten zoals een kmvergoeding gelimiteerd tot 2000km per jaar, tenzij je een vervoersvrijwilliger bent.

Wat is de reële vergoeding?

Met een reële kostenvergoeding kan je vrijwilligers de werkelijk gemaakte kosten terugbetalen. Hiervoor zijn bewijsstukken nodig zoals kassaticketjes en duidelijke informatie over de verplaatsingen.

Opgelet. Combineer geen reële en forfaitaire vergoeding als vrijwilliger

Je mag niet bij de ene organisatie bonnetjes binnen brengen via een reële vergoeding en bij de andere organisatie forfaitair vergoed worden. Binnen 1 belastingsjaar moet je kiezen voor 1 systeem. Dit staat los van bv. aankopen voor je vereniging, die je voorschiet. Koop in dat geval steeds op factuur op naam van je vereniging. Dit kan zo in de boekhouding en dient niet via een kostennota te passeren!

Je informatieplicht

Elke vrijwilligersorganisatie (optioneel voor feitelijke verenigingen) is verplicht, sinds de vrijwilligerswet van 2005, om je bij aanvang van jouw vrijwilligerswerk bepaalde informatie te bezorgen. Dit kan ook mondeling, maar de organisatie heeft wel bewijslast dat ze deze informatie aan jou gegeven heeft. Daarom kiezen organisaties vaak voor een informatienota of een vrijwilligersovereenkomst, die afgetekend wordt.

De verzekeringsplicht

Elke vrijwilligersorganisatie is verplicht om haar vrijwilligers te verzekeren (dit is optioneel voor feitelijke verenigingen). De Burgerlijke Aansprakelijkheid voor diens vrijwilligers is een minimum, maar dit kan aangevuld worden met een lichamelijke ongevallen verzekering, rechtsbijstand, verzekering materiaal, wagenverzekering,...

Privacyverklaring

Daarnaast is sinds 2018 de GDPR regelgeving in voege gegaan. De organisatie is sowieso verplicht om je een privacyverklaring te laten aftekenen, want ze verwerken je persoonsgegevens hetzij op papier, hetzij digitaal.

Wat staat in de informatienota of vrijwilligersovereenkomst?

Vaak wordt de informatieplicht en de privacyverklaring in 1 documentje gegoten, die je dan aftekent. Via het Give a Day-platform kunnen vrijwilligersorganisaties zo'n vrijwilligersovereenkomst gemakkelijk genereren aan de hand van een automatisch invulbare template. Volgende informatie wordt opgenomen in zo'n template:

• contactgegevens van de vrijwilliger
• contactgegevens van de organisatie
• het doel van de organisatie
• de structuur (VZW, Lokaal bestuur,...)
• discretieplicht en indien van toepassing de geheimhoudingsplicht
• stelsel kostenvergoeding of geen kostenvergoeding (keuze van de organisatie)
• afgesloten verzekeringen voor de vrijwilliger.
• goedkeuring en linkje naar de privacyverklaring (online bv.)

Je kan de overeenkomst handtekenen per SMS of op de klassieke manier (downloaden, printen, manueel tekenen en terug opladen).

Vlaams decreet vrijwilligerswet

Vrijwilligersorganisaties die erkend of structureel gesubsidieerd zijn onder het Vlaams departement Welzijn, Volksgezondheid & Gezondheid hebben extra verplichtingen waaronder een uitgebreidere verzekering, wederzijdse handtekenplicht en extra toe te voegen elementen in de vrijwilligersovereenkomst. Meer informatie over het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk.

Let op: we laten enkel de tijdsregistraties zien van het laatste jaar. Je kan ook oude registraties ophalen door het kalenderbereik aan te passen via het kalendersymbool bovenaan de tabel.